Kluczem do sukcesu podczas organizacji cateringu w plenerze jest… umiejętność zadawania pytań. Jeśli uda nam się zrozumieć oczekiwania klienta co do naszej roli na imprezie, określić, co może pójść nie tak i stworzyć rozwiązanie problemów, które mogą się pojawić, możemy mieć pewność, że wydarzenie zostanie ocenione na pięć gwiazdek.

Oto, co krok po kroku warto zrobić, by zorganizować idealny catering w plenerze.

Catering plenerowy - ustalenia z klientem i wizja lokalna

Bez długiej rozmowy z klientem się nie obejdzie. Co warto ustalić?

  • Rodzaj imprezy
    – zupełnie inaczej będziemy przygotowywać się do hucznego wesela, 18-stki dla grupy znajomych, 80-tych urodzin babci, bankietu firmowego dla kontrahentów czy imprezy integracyjnej dla pracowników.
  • Charakter imprezy
     – warto poprosić klienta o wskazanie stylu, na którym mu zależy. Oferta będzie zupełnie inna dla eleganckiego cocktail party oraz dla swojskiej biesiady.
  • Ilość i wiek gości
    – dobrze jest określić, czy na imprezie będą dzieci lub osoby starsze. To pozwoli nam dopasować menu do ich upodobań oraz zaproponować dodatkowe usprawnienia i atrakcje.
  • Miejsce imprezy
    – to jedna z kluczowych informacji. Warto dowiedzieć się, jak daleko znajduje się miejsce imprezy od Twojej kuchni, jakie jest ukształtowanie terenu, czy miejsce posiada dostęp do prądu i wody oraz sanitariatów; od kiedy miejsce będzie dostępne i do kiedy musi zostać uprzątnięte.
  • Scenariusz imprezy
    – jego znajomość pozwoli Ci określić czas trwania wydarzenia i jego kluczowe momenty. Dzięki temu określisz, kiedy pojawi się dobry czas na posiłki główne czy tort, a kiedy będziesz miał moment na uprzątnięcie przestrzeni.
  • Preferowana kuchnia i diety gości
    – aby stworzyć idealnie dopasowaną do klienta ofertę, dopytajmy o jak najwięcej szczegółów dotyczących ulubionej kuchni oraz konieczności dopasowania się do diet dla alergików, wegetariańskich czy wegańskich.
  • Oczekiwania dotyczące firmy cateringowej
    – dowiedzmy się, czego klient oczekuje od nas. Czy tylko dostarczenia potraw, czy też dekoracji stołów i zastawy, pełnej obsługi kelnerskiej, stacji grillowej czy z live cooking, wynajmu namiotów, mebli i sanitariatów oraz sceny, zapewnieniu oświetlenia i nagłośnienia?

Wizja lokalna miejsca na przyjęcie plenerowe

Często niezbędna okazuje się wizja lokalna, czyli osobiste odwiedzenie miejsca, w którym będzie odbywać się plenerowa impreza. Dzięki temu będziesz mógł zaproponować ustawienie namiotów, stołów, sceny czy wydawki. Sprawdzisz też ukształtowanie terenu oraz dostęp do prądu i bieżącej wody, co pozwoli uniknąć przykrych niespodzianek w dniu wydarzenia.

Oferta cateringowa skrojona na miarę klienta

Dzięki wiedzy, którą nabędziesz po pierwszych rozmowach z klientem, możesz przedstawić mu ofertę skrojoną pod jego potrzeby. Poza menu, powinna znaleźć się w niej jak najbardziej szczegółowa lista mebli, sprzętów i dekoracji, które dostarczysz.

Niezbędne wyposażenie przyjęć plenerowych – cateringowe namioty, stoły, elementy zastawy i pozostały sprzęt 

Wyszczególnij kluczowe dane dotyczące namiotów, stołów, zastawy czy obrusów i pokrowców. Napisz, czy oferujesz śmietniki i obsługę serwisu sprzątającego, postawienie mobilnych toalet i umywalek, namiotów i parasoli w razie deszczu. To szczególnie ważne, gdyż klienci nie zawsze pomyślą o tych aspektach imprezy.

Cateringowe portfolio

Przedstawienie klientowi zdjęć pozwoli mu zwizualizować imprezę, a Ciebie zabezpieczy przed ewentualnym rozczarowaniem klienta w trakcie lub po realizacji wydarzenia.

Wskaż także, w jaki sposób działasz – ile osób będzie obsługiwać imprezę, jakie będą ich obowiązki, kiedy rozstawisz catering oraz ile czasu zajmie Ci demontaż mebli i uprzątnięcie terenu. Zapewnij klienta, że posiadasz niezbędny zespół i doświadczenie, by podołać organizacji danej imprezy.

Perfekcyjne menu dla cateringu w plenerze na wybraną okazję

Propozycja menu to jeden z najważniejszych punktów oferty cateringowej. Jeśli dobrze wsłuchałeś się w potrzeby klienta, powinieneś bez problemu trafić w jego oczekiwania. O czym warto pamiętać tworząc menu na imprezę?

1. Menu cateringowe a wiek gości.

Dobrze skomponowane menu smakuje wszystkim – małym i dużym. Dla dzieci niezłą gratką mogą być stoiska z watą cukrową, świeżym popcornem czy lodami włoskimi. Warto zadbać o nieduże przekąski, jak frytki, nuggetsy czy sajgonki. Przepis na przepyszne wegetariańskie spring rolls z warzywami w pikantnym sosie z mango.

Dla starszych uczestników wydarzenia warto przygotować tradycyjne dania o delikatnym smaku i miękkiej konsystencji, które można wygodnie skonsumować.

2. Diety bez alergenów i roślinne.

Coraz więcej gości unika różnych składników dań – glutenu, laktozy, mięsa czy wszystkich produktów pochodzenia zwierzęcego. Upewnij się, że w Twoim menu znajdą oni przynajmniej kilka opcji dla siebie. Dla przykładu, osobom na diecie roślinnej możesz zaoferować błyskawiczne i proste w przygotowaniu smażone Jak Nuggetsy The Vegetarian Butcher lub Jak Klopsiki z The Vegetarian Butcher Jak Klopsiki.

3. Wykorzystaj sezonowe składniki.

Latem nic nie cieszy tak, jak dania bogate w świeże warzywa i owoce. Postaw na lokalne składniki, takie jak truskawki, kukurydza czy cukinia. Świetnie sprawdzą się też młode ziemniaki oraz warzywa liściaste. Wykorzystanie sezonowych składników możesz podpatrzeć w przepisie  na wegańską sałatkę z zielonych warzyw, piklowaną czerwoną cebulą i sosem sałatkowym ogrodowym Knorr.

Lato to także najlepszy moment na kuchnię hiszpańską, która obfituje w dojrzewające na słońcu pomidory i aromatyczne zioła. Aby stworzyć powtarzalne dania o hiszpańskim rodowodzie, dobrze jest skorzystać z najwyższej jakości składników, takich jak Knorr Pomidori Pelati Pomidory w całości bez skórki czy Primerba bazyliowa KnorrZ ich użyciem łatwo przygotujemy na przykład aromatyczne gazpacho, czyli chłodnik z pomidorów i chleba, który bez wątpienia skradnie serce gości. Nasz przepis na gazpacho.

4. Trendy kulinarne w menu cateringowym.

W tworzeniu menu warto wziąć pod uwagę panujące trendy. Nie chodzi o to, by ślepo podążać za modą, ale aby uwzględnić popularne dania, które wpisują się w charakter naszej kuchni. Możemy więc eksperymentować z kuchnią meksykańską, inspirować się azjatyckimi smakami lub dołączyć do naszego menu dania kuchni roślinnej, która jest coraz częściej obecna na talerzach gości.

Jeśli stawiasz pierwsze kroki w kuchni roślinnej, szukasz porad i nowych inspiracji, stworzyliśmy dla Ciebie roślinną platformę wiedzy. Znajdziesz na niej oryginalne przepisy, praktyczne porady szefów kuchni oraz bezpłatne szkolenia dla Ciebie i Twojego zespołu. Kliknij tutaj, by przenieść się do platformy!

Transport i sprzęt gastronomiczny dla przyjęć cateringowych w plenerze

Od rodzaju imprezy oraz Twojego menu zależy, jak będzie wyglądał transport na miejsce wydarzenia oraz jakich sprzętów będziesz potrzebował na miejscu, aby profesjonalnie obsłużyć imprezę.

Auta z chłodnią i pojemniki termoizolacyjne


Upewnij się, czy masz odpowiednią ilość aut transportowych (z chłodnią lub bez) zatwierdzonych przez Sanepid oraz sprzętu niezbędnego do dostawy, takiego jako termoboksy, termosy cateringowe, termoporty i transportery.

Dostęp do prądu i generatory

Jeśli w miejscu, w którym odbywa się impreza nie ma dostępu do prądu, zadbaj o posiadanie własnych agregatów prądotwórczych. Nawet jeśli prąd jest, upewnij się, czy masz odpowiednią ilość przyłączy i kabli, aby móc z niego skorzystać.

Planowanie to klucz do sukcesu imprezy plenerowej

Impreza nie będzie organizacyjnym chaosem, jeśli odpowiednio ją zaplanujesz. Przygotuj dokładny plan działania oraz listę sprzętu do zabrania, zbierz zespół i ustal szczegółowo jego obowiązki, role i zadania, a także określ, jak możecie zapobiec ewentualnym problemom.

 

Powodzenia!