Efektywne zakupy

Najprostszy sposób, by zredukować odpady, to po prostu nie kupować zbyt dużych ilości produktów. Utrzymanie ścisłej kontroli zakupów możliwe jest tylko dzięki odpowiedniemu zrozumieniu przeszłości, teraźniejszości i przyszłości Twojego lokalu.

Aby menu było efektywne, musi być zintegrowane ze szczegółowymi procedurami zakupów i produkcji. Jeśli te dwa obszary nie będą ze sobą ściśle powiązane, stworzenie dobrego menu będzie niemożliwe. Zakupy muszą uwzględniać potrzebne składniki i zapewniać ich dostępność w momencie produkcji. Personel kuchenny musi przygotowywać dania na czas, pamiętając o kosztach, jakości, bezpieczeństwie oraz ilości. Zakupy i produkcja stanowią część kompleksowego systemu zbudowanego wokół menu.

W większych firmach w uzyskaniu oszczędności może pomóc wykorzystanie programów komputerowych do zarządzania w kuchni, jednak w przypadku mniejszych, niezależnych firm takie rozwiązanie zwykle nie jest konieczne, natomiast jego koszt – dość wysoki.

Programy do zarządzania zakupami dostarczają cennych informacji z zakresu procesu planowania, zakupów oraz zamówień. Wykorzystują nowoczesne formuły, analizują dotychczasowe i przewidywane wykorzystanie każdego produktu, uwzględniają trendy sezonowe, zapotrzebowanie rynku oraz terminy rezerwacji i na tej podstawie opracowują sugestie dotyczące zamówień.

Poniższe porady pomogą Ci zoptymalizować proces zamówień: korzystaj z krótkiej i prostej listy zakupów.

Proces poprzedzający składanie zamówienia jest długi, lecz nieskomplikowany. Lista zakupów to narzędzie proste, ale jednocześnie skuteczne. Kiedy wiesz, jaki jest stan danego produktu w magazynie i jaka jego ilość została sprzedana, możesz skalkulować ilość, którą należy zamówić.

Tabela powinna być wypełniona starannie przez jedną osobę. Należy wyraźnie określić ilość produktu, aby uniknąć ewentualnej pomyłki. Najlepiej stosuj tę samą jednostkę miary, co Twój dostawca na fakturze, np. jedna skrzynka lub jedno opakowanie.

Lista ta może być sporządzona w drogim programie komputerowym lub w zwykłym arkuszu Excel, który oblicza wartość zamówienia przy pomocy kilku kliknięć. Jednak uważaj! Ten system wymaga dyscypliny i powinien być kontrolowany centralnie, aby uniknąć błędów w zamówieniach, które mogłyby wprowadzić chaos w całym systemie.

Poniżej przedstawiamy przykład prostej listy zakupów, który pomoże Ci rozpocząć cały proces:

Zakupy – porady

• Nie zamawiaj więcej produktów, niż potrzebujesz: zamawiaj tylko niezbędne minimum, aby zapobiec niepotrzebnemu psuciu się produktów.
• Gotuj na bazie produktów sezonowych: odpowiednio skomponowane menu zawiera dania sezonowe. Składniki niesezonowe muszą przemierzyć dłuższą drogę, by trafić do Twojej kuchni, i dlatego istnieje większe ryzyko, że się zepsują.
• Kupuj większe ilości produktów tylko wtedy, gdy faktycznie odpowiadają one Twojemu zapotrzebowaniu lub gdy są to produkty o dłuższym terminie przydatności do spożycia: ceny większych ilości produktów mogą być bardziej korzystne, jednak zdziwiłbyś się, jak dużo kosztuje wyrzucanie nadwyżki produktów.
• Ustal jasne zasady współpracy ze swoimi dostawcami: oboje musicie być zadowoleni ze współpracy oraz określić wspólne standardy.
• Specjalista ds. zakupów: wyznacz jedną osobę, która będzie się zajmowała zamawianiem towarów. Dzięki temu unikniesz dublowania zamówień lub zamawiania niewłaściwej ilości. Pomoże to również w budowaniu relacji z dostawcami.
• Dobre relacje z dostawcami sprawią, że będą Cię oni informować o korzystnych ofertach lub przyjeżdżać dwa razy dziennie, jeśli któreś produkty będą schodziły wyjątkowo szybko (a jeśli wiesz, że dostawca przyjedzie drugi raz, możesz trzymać mniejsze ilości w magazynie).
• Rozważ zamawianie produktów mrożonych, suszonych, butelkowanych lub puszkowanych, jeśli ich jakość jest porównywalna z produktami świeżymi: w ten sposób nie obniżasz jakości swoich dań, za to redukujesz ilość nietrwałych produktów oraz związanych z nimi odpadków.

Zdaniem Chrisa...

Obecnie wyjście na targ i własnoręczne wybieranie składników jest praktykowane jedynie przez kucharzy w programach telewizyjnych lub osoby cierpiące na bezsenność. Mimo że zakupy nie są zajęciem zbyt ekscytującym ani prestiżowym, ich znaczenie jest kluczowe.

Znam wielu szefów kuchni, którzy wolą gotować, niż zajmować się papierkową robotą. W porządku. W takim przypadku należy znaleźć starszego pracownika z odpowiednimi umiejętnościami, predyspozycjami oraz chęcią do zajmowania się zakupami w Twoim imieniu. Pamiętaj tylko, żeby zdawał Ci raport ze swoich działań.

Szef kuchni oraz jego zespół muszą znać swoje atuty i słabości. Zamiast kombinować, pamiętaj, że proszenie o pomoc świadczy o sile charakteru i pewności siebie.