Przechowywanie

Kontrola zapasów polega na minimalizacji kosztów oraz ilości produktów w magazynie przy jednoczesnym dostosowaniu dostępności produktów do ich zapotrzebowania. Właściciele lokali gastronomicznych lubią mieć pełne magazyny, aby móc reagować na duże zapotrzebowanie. Jednak trzymanie zbyt dużych ilości produktów w magazynie może tak naprawdę pociągać za sobą dodatkowe koszty. Koszt zapasów można podzielić na trzy obszary:

• Koszt przechowywania
• Koszty związane z przepływem gotówki i odsetkami
• Koszt zepsutych produktów

Koszt przechowywania

Przechowywanie dużych ilości zapasów może prowadzić do zmniejszenia Twoich obrotów. Jeśli magazynujesz towar w przestrzeni, którą mógłbyś wykorzystać do celów komercyjnych, ustawiając w niej dodatkowe stoliki dla gości, zmniejszasz w ten sposób możliwość zarobku.

Koszty związane z przepływem gotówki i odsetkami

Bez zapasów nie ma przychodów. Jednak przechowywanie zapasów pociąga za sobą koszty. Panuje powszechne przekonanie, że zniżki przyznawane przy zakupie większej ilości towaru stanowią bezpośredni zysk. Jednak kapitał zamrożony w postaci zapasów traci płynność i nie może pracować na odsetki.

Koszt zepsutych produktów

Nadwyżki magazynowe to zamrożony kapitał z datą ważności i wysokim ryzykiem. Zawsze istnieje prawdopodobieństwo, że produkt nie zdąży trafić na talerz, zostanie uszkodzony, skradziony lub straci ważność. Warto również pomyśleć o kosztach zamawiania i przechowywania tego samego towaru dwukrotnie.

Przygotuj się na straty, jeśli...

Nie korzystasz z systemu FIFO (pierwsze weszło, pierwsze wyszło) i LIFO (ostatnie przyszło, pierwsze wyszło). Świetnie sprawdza się on w przypadku towarów o krótkim terminie przydatności do spożycia. Jeśli nie kontrolujesz odpowiednio swoich zapasów, może się zdarzyć, że wykorzystasz świeże, dopiero co przywiezione produkty, podczas gdy starszy zapas tych samych produktów psuje się w magazynie. Stosując metodę FIFO i LIFO, zawsze układasz świeże produkty za produktami starszymi.

Kontrola zapasów

Właściwa kontrola zapasów polega na minimalizacji ryzyka wystąpienia zarówno braków, jak i nadwyżek w magazynie. Dostawy powinny przychodzić „w samą porę”, dlatego optymalne ustalenia z dostawcami mają kluczowe znaczenie.

Podstawa kontroli zapasów to kompleksowy system, który informuje o tym, co masz w magazynie oraz które z tych produktów (przygotowanych lub nieprzygotowanych) niedługo stracą ważność. Monitorowanie zapotrzebowania z uwzględnieniem wpływu czynników sezonowych dodatkowo zwiększa poziom kontroli zapasów.

Układ półek

Idealny układ półek w regałach i lodówkach nie istnieje, jednak opracowaliśmy kilka wskazówek, które pomogą Ci zminimalizować ryzyko zanieczyszczenia krzyżowego oraz zredukować nadmierną ilość odpadów spożywczych:

Szybka kontrola zapasów

Towary suche są trwałe i odporne na zanieczyszczenie krzyżowe, dlatego nie ma sztywnych wytycznych dotyczących ich ułożenia na półkach. Warto jednak pamiętać, że produkty pakowane powinny być przechowywane w temperaturze pokojowej, na wysokości ok. 15 cm od podłoża i z dala od ścian. Praktycznym rozwiązaniem jest układanie towaru w magazynie według dostawców. Pomaga to zaoszczędzić czas podczas przygotowywania kolejnych zamówień.

Jedzenie gotowe lub przygotowane do użycia w kuchni
można przechowywać w szufladach chłodniczych zamiast w dużej lodówce

Zorganizuj wnętrze magazynu i lodówki

Mimo że każda restauracja jest inna, istnieją pewne praktyczne wskazówki, które mogą okazać się pomocne. Po pierwsze, określ, jakie czynności będą wykonywane w lodówkach, jaka będzie częstotliwość pobierania poszczególnych produktów oraz jak możesz najefektywniej wykorzystać daną przestrzeń.

Określ czynności

Chłodnia może mieć wiele zastosowań. Zamierzasz pakować produkty w kuchni czy w chłodni? A może planujesz przeprowadzać w chłodni audyty HACCP? Warto dobrze przemyśleć, jakie czynności będą wykonywane we wnętrzu chłodni. Dobrze jest sprawdzać produkty przed ich pakowaniem – weź to pod uwagę, planując rozkład półek. Dobrze urządzona chłodnia może zaoszczędzić Tobie i Twojemu zespołowi sporo cennego czasu.

Określ częstotliwość pobierania produktów

Rozsądnie jest umieszczać najczęściej używane produkty zaraz przy wejściu. To pozwala na szybszy dostęp do nich. Dobrym pomysłem jest także zastosowanie regałów wyposażonych w podajniki. Wyjęcie pierwszego produktu powoduje automatyczne przesunięcie się kolejnych sztuk do przodu. Ten rodzaj półek pomaga utrzymać porządek w lodówce, pozwala na kontrolę zapasów i gwarantuje przestrzeganie zasady „pierwsze weszło, pierwsze wyszło”.

Wykorzystaj przestrzeń

Aby optymalnie wykorzystać przestrzeń w lodówce, pomyśl o każdym dostępnym metrze kwadratowym. Wykorzystaj zwrotne wózki, które łatwo jest przesunąć z miejsca na miejsce i które nie potrzebują dużego pola manewru. Możesz również zastosować antresolę, aby zyskać dodatkowy poziom, na którym możesz przechowywać rzadziej używane produkty.

Stosuj strategię ABC, aby optymalnie wykorzystać przestrzeń magazynową

Jak wprowadzić te wszystkie wskazówki w życie? Aby mieć pewność, że przestrzeń w magazynie jest wykorzystana w odpowiedni sposób, możesz stosować strategię ABC. Metoda ta opiera się na podziale produktów w kuchni na 3 kategorie, w zależności od ich charakteru i rozmiarów.

Kategoria A: produkty charakteryzujące się dużą rotacją i jednocześnie dość niewielkimi rozmiarami.

Kategoria C: produkty, które są przechowywane dłużej niż produkty z grupy A. Charakteryzują się małą rotacją i zajmują dużo miejsca w magazynie.

Kategoria B: produkty mieszczące się pomiędzy grupą A i C pod względem rotacji i częstotliwości pobierania.

Klasyfikując produkty do tych trzech grup, możesz podzielić magazyn, lodówkę lub chłodnię na trzy strefy. Strefa A powinna zawsze znajdować się najbliżej drzwi, strefa B – głębiej, a strefa C – na samym końcu. Poniżej przedstawiamy dwa przykładowe plany magazynu:

Stosując ten model, możesz zaoszczędzić nawet 60% czasu! Pamiętaj, by regularnie korygować rozplanowanie magazynu i dostosowywać je do aktualnego menu. Produkty o małej rotacji mogą stać się produktami o dużej rotacji i odwrotnie, dlatego warto sprawdzać, czy wszystkie towary znajdują się we właściwym miejscu.
Stosując ten model, możesz zaoszczędzić nawet 60% czasu! Pamiętaj, by regularnie korygować rozplanowanie magazynu i dostosowywać je do aktualnego menu. Produkty o małej rotacji mogą stać się produktami o dużej rotacji i odwrotnie, dlatego warto sprawdzać, czy wszystkie towary znajdują się we właściwym miejscu.